Wer kennt sie nicht, die meterlangen Regale mit alten Aktenordnern und das, obwohl seit vielen Jahren das papierlose Büro gepredigt wird? Das Büro platzt aus allen Fugen, weil die Archivierung der Akten (Akten lagern) mehr Platz einnimmt, als einem lieb ist. Und dabei werden rund 90% aller Dokumente im Tagesablauf gar nicht mehr gebraucht! Lieferantenrechnungen, Kundenrechnungen, Mahnungen, Schriftverkehr und allerlei Dokumente stapeln sich in Büroräumen, Wohnräumen, Garagen und Kellern. Sie nehmen Platz ein, den man besser nutzen könnte für gemütliche Sitzecken, Büromaschinen oder Sportgeräte.
Aber wohin mit all den Unterlagen?
Entsorgung ist sicherlich nicht die optimale Lösung, denn viele Unterlagen müssen zudem steuerrechtlich – also fachgerecht und gesetzeskonform – für den Fiskus aufbewahrt werden, sei es für anstehende Betriebsprüfungen oder hauseigene Revisionen. Dies bedeutet auch, dass diese vor unbefugtem Zugriff, Verlust sowie vor Veränderung (Missbrauch / Fälschung) geschützt sicher aufbewahrt werden müssen. Ganz besonders streng geht das Finanzamt vor. Dieses ist bekannt dafür, auch Jahre später noch Dokumente auf Unregelmäßigkeiten im Rahmen der Steuererklärung zu prüfen. Für Privatpersonen gelten in der Regel keine strengen Vorschriften, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Strikter sind dagegen die Vorschriften für Selbstständige und Unternehmen. Für Unternehmen gilt hierbei, dass sämtliche Bilanzen, Inventurlisten und Geschäftsbriefe 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dabei gilt die Frist ab Ablauf des laufenden Kalenderjahres.
Je nach Unternehmen und dessen Geschäftsbeziehungen können also große Mengen an Akten anfallen. Die Lagerung der Akten kann dabei wichtigen Platz im Büro einnehmen, der anderweitig nicht mehr genutzt werden kann. Möchten Sie Ihr Unternehmen erweitern, aber die Akten nehmen so viel Platz ein, dass ein neuer Arbeitsplatz nicht geschaffen werden kann?
Dann sollten Sie die Möglichkeit nutzen und die Akten nicht selber im Unternehmen belassen. Viel besser ist es, das Angebot von verschiedenen Lagerraumanbietern zu überprüfen und die Akten bei einem externen Anbieter zu lagern. Der Vorteil ist hierbei, dass der Platzbedarf ganz genau auf die Menge der Akten zugeschnitten werden kann. So wird kein Platz verschenkt und im Unternehmen wird Platz geschaffen, um etwa neue Arbeitsplätze zu schaffen.
Sie brauchen auch keine Bedenken haben, dass die Akten nicht mehr im Unternehmen sind. Zum einen werden die Akten wahrscheinlich kaum gebraucht. Oder wann haben Sie das letzte Mal in Dokumente geschaut, die schon vor einigen Jahren archiviert wurden?
Aktenlager mieten
In unserem Self Storage (Selbstlager) in Köln haben wir die Lagerräume, die Sie benötigen – individuell und ab 1 m² Fläche wochenweise, monatsweise oder auch langfristig mietbar. Durch unser intelligentes Zugangskontrollsystem können Sie schnell und bequem auf Ihre Unterlagen zugreifen, wenn es nötig ist. Selbst abends und an Wochenenden und Feiertagen haben Sie Zugriff auf Ihre Informationen, an 365 Tagen im Jahr. So sind Sie flexibel in Ihrer Arbeit und schaffen wertvollen Platz in Büro, Haus oder Wohnung.
Akten trocken lagern
Ihre Akten einlagern bei uns sicher und sind vor der Einsichtnahme durch unbefugte Personen geschützt. Aktenordner und Unterlagen lagern in unseren Lagerboxen trocken und sauber. Das garantieren Ihnen unsere ausgeklügelte Sicherheits- und Alarmtechnik, unsere qualifizierten Lagerfachkräfte sowie die abschließbaren Lagermodule innerhalb des Lagergebäudes.
