Besonders für Unternehmen oder unternehmerisch tätige Personen ist die vom Gesetzgeber geforderte dauerhafte Aktenaufbewahrung für bis zu 10 Jahre eine Auflage, die mitunter zur Herausforderung werden kann. Die gesamte Buchhaltung kann je nach Unternehmensgröße und Personalumfang schon auf monatlicher Ebene einen beachtlichen Stapel Dokumente erzeugen, geschweige denn auf jährlicher. Ist ein laufendes Geschäftsjahr erst abgeschlossen, wird zwar schlagartig ein Großteil der Dokumente für den geschäftlichen Alltag uninteressant, doch dank der Aufbewahrungspflicht müssen auch diese für spätere Nachprüfungen und Kontrollen vorgehalten werden. Ironischer Weise hat sich an dieser Systematik nahezu nichts geändert, obwohl die buchhalterischen Vorgänge heute überwiegend von der Pike auf digital erfasst, bearbeitet und auch ans Finanzamt übermittelt werden.
Die Anforderungen sicherer Aktenaufbewahrung
Bei der Aufbewahrung von Akten geht es darum, die Dokumente für die Dauer der vorgegebenen Frist nicht nur zu lagern, sondern gleichzeitig auch in einem Zustand zu halten, der den Zugriff und die Verarbeitung jederzeit ermöglicht. Insbesondere müssen Akten über die Zeit hinweg lesbar bleiben und dürfen nicht manipuliert oder verändert werden. Zudem soll in der Regel auch sichergestellt sein, dass keinerlei Zugriff durch Unbefugte erfolgen kann. Aktenaufbewahrung in einem für alle Mitarbeiter zugängigen Lager kann daher unterm Strich ebenso ungünstig sein wie die Aufbewahrung in / auf einem privaten Keller oder Dachboden. Zwar mag hier unbefugter Zugriff eine eher untergeordnete Rolle spielen, dafür sind Schäden durch Feuchtigkeit, Brand oder Naturkatastrophen (z.B. in Form von Hochwasser) viel wahrscheinlicher, insbesondere in Kellerräumen.
Der ideale Lagerraum für Ihre Aktenaufbewahrung deckt alle diese Anforderungen ab. Zunächst einmal bietet er ausreichend Raum für Ihre individuelle Aktensituation, nicht zu viel und nicht zu wenig, kostenbewusst aber jederzeit mit ein wenig Platz für mehr. Zudem sollte die Möglichkeit bestehen, bei Bedarf unkompliziert in einen größeren oder auch kleineren Lagerraum wechseln zu können. Der Lagerraum sollte abschließbar, nur für befugte Personen zugängig, per Video überwacht und durch eine Alarmanlage gesichert sein, so kann unbefugter Zugriff ausgeschlossen werden. Durch eine ausgeklügelte Lüftungsanlage sollten permanent gleichbleibende Bedingungen hinsichtlich Temperatur und Luftfeuchtigkeit herrschen, Mikroorganismen zugleich effektiv aus der Raumluft gefiltert werden. Ein umfangreiches Brandschutzkonzept ist ebenso wichtig, wie ein Standort mit möglichst geringem Elementarschadenrisiko, insbesondere hinsichtlich Hoch- und Flutwasser.
Unsere Lagerboxen bei Lagerraum365 erfüllen alle diese Kriterien und sind daher ideal für die Aktenaufbewahrung geeignet, ob im kleinen oder größeren Rahmen. Sprechen Sie uns einfach dazu an, wir beraten Sie gerne über Ihre individuellen Möglichkeiten.
Die 4 größten Probleme für die Aktenaufbewahrung
Es gibt verschiedene Faktoren, die den Zustand Ihrer Dokumente während der Aktenaufbewahrung negativ beeinflussen und damit dazu beitragen können, dass Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht nicht mehr im geforderten Umfang nachkommen. Daher sollte der Lagerort für Akten und Dokumente eben gegen solche Faktoren optimal abgesichert sein.
1. Ungünstige (Luft-)Feuchtigkeit
Das offensichtlichste Problem für auf Papier gedruckte Dokumente ist natürlich ein schlechter Feuchtigkeitsgrad der Raumluft; hierbei spielt zumeist zu feuchte Luft (also hohe Luftfeuchtigkeit) eine Rolle, wobei zu trockene Luft (wenn auch im kleineren Rahmen) ebenso schädlich sein kann. Papier und Karton nehmen Feuchtigkeit aus ihrer Umgebung auf, wobei sich das Material mit zunehmendem Feuchtigkeitsgrad verändert: das äußert sich zunächst in Aufquellen, dann verkleben die Seiten miteinander, und schließlich löst sich Papier ganz auf. Dokumente können aber bereits im ersten Stadium der Feuchtigkeitsaufnahme Schaden nehmen, weil auch aufgedruckte Tinten und Toner unterschiedlich darauf reagieren und somit die Lesbarkeit gefährdet wird. Oder das feuchtere Milieu begünstigt Mikroorganismen wie Pilze und Bakterien, die die Papierstrukturen zersetzen. Keller und schlecht isolierte Dachkammern und Speicher sind daher genauso ungeeignet wie Garagen und (Garten-)Lauben oder vergleichbare Nebengebäude.
2. Flüchtige(r) Tinte / Toner
Ein weiteres Problem stellen Tinten und Toner dar, die mit der Zeit zerfallen oder sich auflösen – nicht nur das berüchtigte Thermopapier, wie es häufig für Kassenbons und Kontoauszüge verwendet wird, ist von diesem Phänomen betroffen. Wenn sich Pigmente in Tinte und Toner mit der Zeit auflösen, verblasst ihre farbliche Wirkung drastisch, so dass je nachdem Dokumente nur noch schlecht oder gar nicht mehr lesbar sind. Falsche Luftfeuchte sowie Mikroorganismen können das Problem sogar noch wesentlich verschlimmern.
3. Brand- oder Feuerschaden
Dass Papier ein guter Brennstoff ist, dürfte allgemein bekannt sein. Schon minimaler Kontakt mit Hitzequellen, glühenden Gegenständen oder offenen Flammen kann den Ausschlag für einen Großbrand geben, wenn Papier in größeren Mengen beteiligt ist. Daher sollte ein Lagerraum für die Aktenaufbewahrung hinsichtlich Brandschutz höchste Ansprüche erfüllen. Das betrifft nicht nur den Aspekt Brandvermeidung, sondern insbesondere auch zuverlässige Brandmeldung sowie einen optimalen Zugang für die Brandbekämpfung. Leider führen im Fall der Aktenaufbewahrung Löschmaßnahmen, die eigentlich vor Feuerschaden schützen oder retten sollen, oft stattdessen zu einem Wasser- oder auch Feuchtigkeitsschaden, wenn die aufbewahrten Akten in Kontakt mit Löschwasser, Schaum oder anderen Löschmitteln kommen.
4. (Hoch-)Wasserschaden
Was Luftfeuchtigkeit meist nur über längere Zeit schafft, geschieht im Hochwasserfall schlagartig: Ihre Dokumente werden durch und durch nass, die Papierstruktur also mit Feuchtigkeit völlig übersättigt. Selbst wenn die Rettung der aufbewahrten Akten sehr zügig geschieht, ist in den meisten Fällen bereits maximaler Schaden entstanden, der nur noch durch die Langzeitnachwirkungen von Schmutz, Pilzen und Keimen übertroffen wird. Besonders ärgerlich ist in diesem Fall der Kapillareffekt: wie ein Docht saugt sich das Papier voll, so gelangen insbesondere Schmutz, Keime und auch Giftstoffe ins Papier hinein, die sich nicht mehr einfach abwischen lassen. Ob Ihre Akten dann schimmeln, stark verschmutzt oder übelriechend sind, spielt oft keine Rolle mehr – als Beleg im Sinne der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht sind sie nun in der Regel unbrauchbar. Ein geeigneter Lagerraum für die Aktenaufbewahrung sollte daher hoch genug gelegen sein, dass Hochwasserrisiko auf ein Minimum beschränkt ist.
Nicht nur Hochwasser kann die Ursache für einen Wasserschaden sein, ebenso denkbar wären Rohrbrüche oder Löschmaßnahmen durch Löschanlagen oder die Feuerwehr. Aber auch in diesen Fällen kann ein hoch genug gelegener Lagerraum nur von Vorteil sein, da sich Wasser zuerst in den unteren Etagen sammelt, weshalb insbesondere Kellerräume denkbar ungeeignete Lagerorte für die Aktenaufbewahrung sind.
Die Lösung: Aktenaufbewahrung bei Lagerraum365
Um all diesen Problemen optimal zu begegnen, sollten Sie Ihre Akten in einem unserer Lagerräume aufbewahren. Hier sind die optimalen Bedingungen für sicheres Einlagern gewährleistet, auch ganz besonders im Hinblick auf Ihre Aktenaufbewahrung: stabile Temperaturen (mind. 10 °C) und Luftfeuchtigkeit, umfangreiches Sicherheitskonzept zum Schutz vor unbefugtem Zugriff inkl. Alarmsicherung jeder Lagerbox und gut angebundene Standorte mit niedrigem Elementarschadenrisiko. Zugleich haben Sie fast rund um die Uhr (täglich 6 bis 23 Uhr) Zugang zu Ihrem Lagerraum, um Akten herauszuholen oder neue einzulagern – natürlich können Sie hier neben Akten auch anderes Lagergut unterbringen!
